Zakaj letni intervju z zaposlenimi in kako ga izvesti?

Ocenjevanje letnega učinka zaposlenih je zelo pogosta praksa v uspešnih podjetjih. Letna revizija učinka zaposlenih je koristna, ker lahko planirate in postavljate prihodnje poslovne in delovne cilje ter ocenite potenciale zaposlenih za napredovanje in razvoj. Posledično lahko s to oceno zaposlenih kasneje določate njihovo prihodnjo upravičenost do dosedanjih in prihodnjih nagrad ali bonitet.

Glavna cilja sta temeljita ocena zaposlenega s strani delodajalca in temeljita  samoocena zaposlenega. Če je cilj intervjuja v določitvi razvoja in potreb po dodatnem usposabljanju, bo zaposleni najverjetneje željan odprto razpravljati o svojih šibkih točkah pri delu. Ker pa je vmes denar, se lahko zadeve zasučejo bistveno drugače. Obstaja namreč nevarnost, da zaposleni ne bo želel odkrito razpravljali o svojih napakah in krivdah, ker je v igri njegova plača in bonitete. Če boste ocenjevali potrebe po napredku zaposlenega ter hkrati določali nagrade zaposlenemu na podlagi rezultatov ocenjevanja, bo lahko prišlo do konflikta interesov zaposlenega in vašega podjetja. Rešitev za to nevarnost? Ločite letno oceno dela od plačnih ukrepov! Na letni ravni je lahko zamik med obema obravnavama npr. pol leta. Če se to ne da, na intervjuju zaposlenemu jasno predstavite ločnico med področjema.

 

Zaposleni potrebujejo dovolj informacij in časa, da se pripravijo na  intervju. Zelo je priporočljivo, da se zaposlenim posreduje samoocenitvene obrazce, ki naj jih rešijo še pred intervjujem. Samoocenjevalni formularji so spominska pomoč za vsakega zaposlenega. Z njimi bodo razmišljali o svojih močnih in šibkih točkah; kje vidijo ovire za učinkovito delovanje; kakšni so njihovi načrti za prihajajoče leto in kakšen razvoj pričakujejo. Formular izpolnijo in zadržijo zase, ocenjevalcu na intervjuju ga ne pokažejo. Če predpostavljamo, da ste ocenjevalec vi sami (verjetno ste direktor, menedžer, vodja določenega oddelka ali vodja kadrovskega oddelka), se morate držati objektivnosti in imeti vse potrebne podatke o zaposlenem, če želite, da bo ocenjevalni postopek učinkovit. V razvidu morate imeti vse rezultate, ki jih je zaposleni dosegel med letom, vedeti morate, kje so se rezultati izkazali kot bistveno boljši ali slabši od pričakovanega in razmisliti o možnih vzrokih za razlike v učinkovitosti zaposlenega. Standardi učinkovitosti in delovno-poslovni cilji zaposlenih so vsakič določeni na predhodnem letnem ocenjevalnem intervjuju. Tako boste zlahka predpostavljali, kaj bodo poudarki in področja obravnave na prihodnjih intervjujih. 

Mora biti dobro strukturiran, zagotovljena mora biti obravnava vseh  pomembnih področij zaposlenega. Kot spraševalec in ocenjevalec na intervjuju morate:

- zaposlenemu razločiti namen intervjuja;

- razpravljati o delu zaposlenega v smeri predhodnih ciljev in zahtev dela;

- spodbuditi zaposlenega, da razpravlja in razmišlja o svojih prednostih in slabostih;

- razpravljati o tem, v kolikšni meri so bili doseženi predhodno zastavljeni cilji;

- določiti cilje delovnega mesta;

- razpravljali o vsaki potrebi po razvoju delovnega mesta zaposlenega ali prihodnosti zaposlenega v podjetju, npr. načrtovanje usposabljanja, izobraževanja in pridobivanja delovnih izkušenj zaposlenega;

- obnoviti oz. še enkrat povzeti sprejet načrt, ki ste ga dogovorili s sogovornikom – postaviti nove cilje za naslednje obdobje ocenjevanja zaposlenega in končni rok, v katerem jih bo zaposleni moral doseči.

 

Če se zaposleni ne strinja z vašo oceno, mu morate dati pravico, da se lahko pritoži zoper vaše zaključke. 

Dolžina trajanja in lokacija letnega intervjuja. Za intervju si morate vzeti vsaj 30 do 60 minut. Zelo je pomembno, da se intervju izvaja v prostoru, kjer ni možnosti prekinitev, hrupa ali drugih motečih dejavnikov, ki onemogočajo vzpostavitve prijetnejšega neformalnega vzdušja med vami in ocenjevanim zaposlenim. 

Slog intervjuja. Nekateri ljudje imajo raje formalni poslovni slog, medtem ko imajo drugi raje bolj sproščen pristop. Ocenjevalni intervju ne bo učinkovit, če bo izgledal kot disciplinsko zaslišanje. Najboljši spraševalci bodo prepletali pohvale s kritiko, s katero se lahko zaposleni mirno sooči.

Zaposlenega na začetku intervjuja spravite v udoben položaj z naštevanjem splošnih, rutinskih pohval. Bolje je, da najprej razpravljate o močnih točkah zaposlenega in se osredotočite na dobro delo, ki je bilo opravljeno. Zaposlene spodbujajte, da sami predlagajo načine, kako nadaljevati njihovo dobro delo in da povejo svoje mišljenje o tem, kako doseči še večji napredek. Način, kako začeti intervju, je vprašanje zaposlenemu, naj našteje svoje uspehe v preteklem letu in  izrazi področja, s katerimi je najmanj zadovoljen. Vprašanjem, ki zahtevajo zgolj odgovor »da« ali »ne«, se izogibajte. Izpostavite vsakršno dobro ali slabo stvar zaposlenega, o kateri bi želeli govoriti. Če se boste sklicevali zgolj ali predvsem na njihove slabe točke, pogovor po vsej verjetnosti ne bo produktiven. Raje poudarite dobre lastnosti sogovornika, da bo intervju prijateljski in zaupen. Pomembno je, da zaposlenega spodbudite k odprtemu razpravljanju o njegovih slabostih in predlaganju načinov, kako jih izboljšati. Ne vsiljujte izključno svojih rešitev. Rešitve morajo nastati tako, da se strinjata obe strani. 

Razpravljajte o načrtih in ciljih za prihodnost ali pa se pogovorite o osebnih usmeritvah in razvoju kariere zaposlenega. Ne predpostavljajte, da si zaposleni želi ostati na istem delovnem mestu vse življenje. Dovolite in omogočite mu, da govori sproščeno in odkrito o svojih željah glede svoje  prihodnosti. Razprava o izboljšavah in potrebnih ukrepih naj ne bo izključno osredotočena proti koncu intervjuja. O tem razpravljajte tekom celotnega intervjuja. Kar koli ste se dogovorili med intervjujem, je pomembno, da to na koncu povzamete in se z zaposlenim dogovorite za plan ukrepov. Plan naj ima končni rok in kriterije, s katerimi se bo lahko merilo uspeh.  

Po intervjuju strnite ugotovitve o učinkovitosti zaposlenega z opisom glavnih točk razprave in z napovedjo prihodnjih dejavnosti, za katere ste se dogovorili, ter dajte eno kopijo tega poročila zaposlenemu. Da bo ocenjevalno poročilo kredibilno, je pomembno, da upoštevate vse ključne točke, ki ste jih obravnavali na intervjuju in povzamete vse dogovorjene aktivnosti. Npr. potrebno bo organizirati usposabljanje ali pomagati odpraviti vse ovire za delavčevo neučinkovitost, ki ste jih določili na  intervjuju. Kaj sledi? Če je smisel ocenjevalnih razgovorov v tem, da se poveča učinkovitost, potem je nujno potrebno, da se kasneje, čez čas, izvede še en sestanek, kjer se ugotavlja, če se je učinkovitost zares povečala. Uporabljajte načrt sprejetih ukrepov kot vodilo v prihodnji razpravi.  

- Zaposlenim mora biti na razpolago dovolj informacij o tem, kaj pravzaprav od njih zahteva ocenjevalni intervju. Samoocenitvena orodja jim lahko pomagajo k pripravi na tak intervju.

- Vsaj 30 – 60 minut si je treba vzeti za tak intervju. V času intervjuja se ukvarjamo izključno s svojim ocenjevanim sodelavcem in sestanka ne prekinjamo zaradi drugih obveznosti.

- Kot ocenjevalec morate predlagati načine, s katerimi se lahko dobro delo zaposlenega nadaljuje in kako naj zaposleni izboljša svoj učinek in napredek.

- Kot ocenjevalec morate spodbujati zaposlenega, da sam razpravlja in razmišlja o svojih uspehih in neuspehih ter o svojih prednostih in slabostih.

- Obe strani morata razpravljati o tem, kako so bili dogovorjeni cilji doseženi, in se strinjati s postavljenimi cilji.

 

Pohvale in pripombe - Razpravljajte o stvareh, ki so šle dobro, in proučite načine, kako bi se izognili stvarem, ki niso šle tako dobro. Vedno komentirajte tako, da se nanašate na specifične primere. 

Kritiziranje - Zapomnite si, da je ocenjevalni intervju namenjen razvoju in reševanju problemov, ne pa disciplinskemu postopku. Kritike naj bodo konstruktivne, usmerjene na dejstva in ne grobe, pavšalne.