Vrste evidenc osebnih podatkov delavcev

Poleg tega pa je zakonodajalec v 46. členu ZDR določil, da se osebni podatki (OP) delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno z ZDR ali z drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. To pomeni, da delodajalec lahko o delavcih vzpostavi tudi evidence, ki jih zakon ne predvideva, vendar mora natančno obrazložiti oz. izkazati, za kateri namen določen osebni podatek delavca potrebuje. Če delodajalec ne izkaže, da je posamezen osebni podatek delavca potreben zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, ga od delavca ne sme zahtevati.

Pooblaščenec na tem mestu opozarja, da ZVOP-1-UPB1 sicer razlikuje med javnim in zasebnim sektorjem, vendar je področje delovnega prava specialno urejeno za oba sektorja v posebnih zakonih. Osebni podatki v javnem sektorju se na podlagi 9. člena ZVOP-1-UPB1 načeloma lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in OP, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni OP obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Za delodajalca v zasebnem sektorju pa načeloma velja splošna določba 10. člena ZVOP-1-UPB1, po kateri se lahko obdeluje OP delavca tudi na podlagi njegove osebne privolitve. Na tem mestu je vendarle potrebno opozoriti, da osebna privolitev v razmerju do zgoraj navedene delovnopravne zakonodaje (ZEPDSV in ZDR) velja izjemoma in le za tiste OP, ki niso vezani na uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oz. niso v zvezi z delovnim razmerjem posameznika. Zavrnitev oz. nepodano soglasje s strani delavca za obdelavo tovrstnih osebnih podatkov zato nikakor ne sme imeti posledic za delovno razmerje.

Pooblaščenec kljub temu, da ZVOP-1-UPB1 dovoljuje tudi ustno ali drugo ustrezno privolitev posameznika, delodajalcem svetuje, da naj si povsod tam, kjer je to možno in ne zahteva prevelikih stroškov, skušajo pridobiti predvsem pisno privolitev delavca, saj bo imela v primeru spora z delavcem pisna privolitev nedvomno večjo dokazno vrednost kot zgolj ustna privolitev.

Ob tem velja opozoriti na načelo sorazmernosti (3. člen ZVOP-1-UPB1), ki določa, da morajo biti OP, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Tako npr. delodajalec že pri sklepanju pogodbe o zaposlitvi ne sme od kandidata zahtevati podatkov o družinskem oz. zakonskem stanu, podatkov o nosečnosti, o načrtovanju družine oz. drugih podatkov, če niso v neposredni zvezi z delovnim razmerjem (26. člen ZDR).

O obstoju vseh evidenc osebnih podatkov, ki jih delodajalec obdeluje, mora biti obveščen Pooblaščenec. Vpis v register zbirk OP ni obvezen za tiste upravljavce OP, ki imajo manj kot 50 zaposlenih, vendar pa navedena izjema ne velja za zbirke OP, ki jih vodijo upravljavci OP iz javnega sektorja, notarji, odvetniki, detektivi, izvršitelji, izvajalci zasebnega varovanja, zasebni zdravstveni delavci, izvajalci zdravstvenih storitev ter za upravljavce OP, ki vodijo zbirke, ki vsebujejo občutljive OP in je obdelava občutljivih OP del njihove registrirane dejavnosti. Delodajalec, katerega dejavnost sodi v krog navedenih subjektov, mora opraviti vpis v register zbirk osebnih podatkov pri Pooblaščencu.