S prevetritvijo poslovnih prostorov do večje delovne storilnosti

In vseeno se večina ljudi pretirano ne posveča prostorom, v katerih delajo. Večina zaposlenih je namreč navajena na pisarniško pohištvo, oblikovano brez kančka domišljije, na bele pisarne, porumenele računalnike, brezosebne skupne prostore; osebne so le družinske fotografije. Za tiste, ki dan za dnem sedijo za isto pisalno mizo v istem prostoru, in to že dvajset let zapored, lahko delovno okolje postane nočna mora, kjer je učinkovitost dela le še minimalna. Sodobne pisarne morajo zraven lepote postati funkcionalne. Vse večji poudarek mora biti na barvah, kreativnosti in naravni svetlobi. Boljši videz bo pritegnil tako zaposlene kot stranke. In bolj ko je pisarna prijetna, več časa bodo zaposleni prebivali v njej. Produktivnejši bodo, zdravi in srečni.

»Individualen način dela, predvsem pa gibljiv urnik in informacijska tehnologija, so v marsičem vplivali na urejanje delovnega prostora,« pojasnjuje arhitektka Alenka Debenjak, lastnica projektivnega biroja v Mariboru. »Sodobna pisarna je sestavljena iz odprtih in zaprtih enot, v katerih imajo zaposleni možnost skupinskega dela, obenem pa prostor za umik v ločene prostore. Delovno okolje dobiva pridih klubske atmosfere, ki temelji na druženju in profesionalnosti. V sodobnih pisarnah je delovno okolje precej odprto, ima pa še vedno ločene prostore. Pisarne tako odsevajo spremembe načina dela, predvsem večjo mobilnost znotraj delovnega procesa, individualen pristop k opravljanju najrazličnejših nalog in nove možnosti, ki jih ponuja tehnologija,« je povedala Debenjakova.

O tem, kaj je »moderno« in kaj je »in« pri opremljanju sodobne pisarne, dipl. inž. Alenka Debenjak, lastnica projektivnega biroja v Mariboru, ne smatra, da gre za kakšen trend, kajti po njenem mnenju so okusi zelo različni in kupna moč potrošnikov prav tako. »Mogoče je še najbolj trendovsko pohištvo takšno, ki je kompatibilno, sestavljivo iz posameznih elementov: npr. pisalna miza s podaljškom za računalnik in spodaj je predalnik, ob stenah so nizke, srednjevisoke in visoke omare. Elemente je možno sestavljati v večje in manjše sklope: dve, tri ali štiri delovna mesta, več miz skupaj in podobno, vse pa je odvisno od velikosti prostora in od potreb po delovnih površinah za posamezno delovno mesto,« pojasnjuje dipl. inž. Alenka Debenjak. Pri nas se dobi velik razpon pisarniškega pohištva, od cenenega do zelo dragega; odkar je zagotovljen uvoz, je možno dobiti pohištvo iz vsega sveta. Največ je italijanskega, ker smo sosedi in je italijanski vpliv oblikovanja pohištva pri nas zelo močan. Ne nazadnje so Italijani tudi najbolj priznani oblikovalci pohištva in dekorativnih predmetov v svetu, poleg Francozov in Skandinavcev.«

»Na današnjem trgu in ob pestri ponudbi lahko izberemo pisarniško pohištvo, ki je hkrati poceni in funkcionalno. Dober primer je skandinavsko pohištvo Ikea, ki je enostavno oblikovano, funkcionalno in sestavljivo.« Slabost pa Debenjakova vidi v tem, da poceni pohištvo ni dolgotrajno, saj se hitro poškoduje in obrabi. »Kar pa se tiče oblikovanja pohištva, so zelo dobri v državah južne Evrope, Italijani, Francozi in Španci. Vendar so pri njih izrazito poudarjeni statusni simboli. Razlike med bogatimi in manj premožnimi so preveč očitne. Pisarne bogatašev so velike, celo prevelike, tla se bleščijo v marmorju in pohištvo je iz dragega eksotičnega lesa,  stoli iz pravega usnja ipd.  Po drugi strani pa v Skandinaviji te statusne razlike praktično ni. Pisarne zaposlenih in pisarne vodilnega kadra so enakovredno opremljene in med seboj povezane. V Skandinaviji je funkcionalnost na prvem mestu. Vedno uporabljajo naravne materiale in veliko masivnega avtohtonega lesa, kar je prijetno za otip kot tudi za oko,« opisuje razlike na severu Debenjakova.

Informacijska in komunikacijska tehnologija sta že bistveno spremenili delovne procese in vsebine, medtem ko so delovni prostori ostali skorajda enaki in kot taki niso pripravljeni na integracijo informacijske tehnologije in delovnih procesov. Da bi olajšali razvoj novih oblik dela in organizacije, je nujno združiti tehnologijo (hardware, software …) s prostorskimi in fizičnimi strukturami (tako imenovani »roomware«). Pri tem naj bi pomagali tudi razni izumi, kot na primer CommChair, ki združuje »funkcionalnost prenosnega računalnika, mobilnost stola in udobnost naslanjača«. Spremenilo se bo tudi pisanje, saj ne bo več treba tipkati ali pisati z e-pisali, ampak bomo lahko besedilo kar narekovali računalniški »tajnici«, torej programu za prepoznavanje govora. Posledično pa bo v pisarni jutrišnjega dne tudi manj ljudi. Pa ne zaradi tega, ker bi ostali brez dela, ampak ker bo vse več tistih, ki bodo lahko delali kar od doma. Optični vodniki bodo omogočali zelo hitre internetne povezave in z videokonferenčnimi povezavami bomo lahko ves čas v stiku s sodelavci. 

Najopaznejša razlika med sodobno pisarno in tisto izpred recimo petih ali desetih let so nedvomno tanki monitorji LCD. V primerjavi s klasičnimi imajo vrsto prednosti. Predvsem so prijaznejši do oči uporabnikov, saj je nadležno utripanje bolj ali manj stvar preteklosti. Poleg tega so lahko večji od klasičnih in tudi takšni z 49-centimetrsko (19-palčno) diagonalo zaslona ali celo večjo, kakršne smo nekdaj srečevali predvsem v grafičnih studiih, niso nobena posebna redkost več. Kljub velikosti zasedajo precej manj prostora na pisalnih mizah, kar seveda prav tako pripomore k udobnejšemu delu. Sodobna pisarna je precej tišja od pisarne dvajsetega stoletja.

- funkcionalno glede na vrsto dela;

- primerno oblikovano, tako z vidika posameznega elementa in detajla kot celote, skupaj s  prostorom;

- omogočati mora primerne bivalne razmere (osvetljenost, prezračevanje, ogrevanje, hlajenje, primerna višina stropov, primerna kvadratura, primerni tlaki …);

- zagotoviti mora določeno stopnjo zasebnosti;

- upoštevati mora zakonska določila, ki so deloma vezana na že zgoraj omenjeno;

- cenovno sprejemljivo.

»Spomladi poskrbimo za svoje pisarne podobno kot za stanovanje. Naredimo generalno čiščenje in  pošteno prezračimo prostore. Prepleskajmo poškodovane stene, morebiti obnovimo tudi tlake, odstranimo zavese, da vidimo čim dlje v naravo, odstranimo vse nepotrebne predmete iz prostora in zamenjajmo zastarelo tehnološko opremo z novo. Pospravimo po mizah in naredimo vrstni red delovnih opravil, prostor pa lahko okrasimo s svežim pomladnim cvetjem in dodamo kakšen dekorativni element v pomladno nežni barvi: svetlo zelena ali modra, rumena, rdeča ali oranžna,« prinaša pomlad v pisarne arhitektka Alenka Debenjak.

»Idealna pisarna je obrnjena na severno stran in ima ves dan enakomerno razpršeno svetlobo, tako da se pri delu lahko zbereš. Okna morajo biti velika, opremljena s senčili na zunanji strani, najbolje s pogledom na zeleno površino, na kakšno drevo, po možnosti v park, na vodno površino ali na hribe oz. gore. Pisarne se naj zračijo čim naravnejše, najbolje je kar skozi okna. Prijetne so velike pisarne, ki imajo najmanj 5 m2 tlorisne površine na delovno mesto. Oprema mora biti v prvi vrsti funkcionalna, vse naj bo kar se da lahko in enostavno dosegljivo. Hkrati mora biti okoli pisalne mize dovolj odlagalnih površin in v prostoru mora biti tudi dovolj omar, kamor se pospravi že opravljeno delo in odvečne potrebščine. Nered v pisarni namreč ohromi delovni proces. Pomembni so tudi stoli, ki morajo biti udobni in gibljivi,« pojasnjuje arhitektka Debenjakova. »Idealno je, če je v bližini prostor za kratek oddih,« še dodaja Debenjakova. 

Pri sodobnem opremljanju poslovnih prostorov ne svetujejo le arhitekti, temveč tudi  strokovnjaki feng shuija. Za analiziranje in urejanje okolja, v katerem živimo, to staro kitajsko znanost  uporablja tudi Helena Golenhofen, ki meni, da je znanje feng shuija še posebej primerno za poslovni svet. »Brez predsodkov ga sprejemajo številna podjetja po vsem svetu, saj so lastniki in menedžerji prepričani o njegovi učinkovitosti. Prav poslovneži so v osemdesetih letih prejšnjega stoletja feng shui ponesli iz Hongkonga, Tajvana in Malezije v ZDA in Evropo. Kaj sporoča lastnik podjetja svojim podrejenim, če pokliče svetovalca za feng shui? Da mu ni vseeno za njih, da želi poskrbeti za njihovo dobro počutje, da želi imeti v podjetju dobro delovno vzdušje. Eno od osnovnih pravil v feng shuiju se glasi: okolica naj podpira zgradbo, zgradba pa človeka. V feng shuiju torej postavljamo hierarhijo in poskrbimo za to, da nam zgradba, ki jo uporabljamo, daje energijo, ne pa jemlje,« pojasnjuje Helena Golenhofen.

»V feng shuiju poznamo številna preizkušena pravila, ki v praksi redko kdaj zatajijo. Najpomembnejše je: zavaruj si hrbet!« svetuje Golenhofenova. »Hrbet ne predstavlja samo prijateljev v poslovnem svetu, ampak tudi zdravje in družino. Če nimaš močnega hrbta, ne moreš obdržati denarja, ki ga zaslužiš. Kaj pomaga dobra bilanca, če zanemarjamo druga področja v svojem življenju, mogoče celo zbolimo ali se ločimo! Na to vse prevečkrat pozabimo, ko izbiramo poslovni prostor. Tudi vhod oziroma 'obraz' poslovne zgradbe mora biti dobro viden, saj sprednja stran predstavlja sveže ideje, dotok denarja in ljudi, prihodnost,« meni strokovnjakinja za feng shui, Helena Golenhofen. »Kot vidimo, smo zopet pri postavljanju hierarhije, saj je zgradba, ki je dobra po merilih feng shuija, dobra tudi po drugih merilih (na primer nepremičninskih) in temu primerno draga. Zaščiten hrbet in odprt pogled bi morali imeti na svojem delovnem mestu, ne bi smeli sedeli med oknom in vrati, saj je tam preveč nemirno in lahko nastopijo zdravstvene težave, kot je glavobol. Zelo pomembna je sama razporeditev delovnih mest po poslovnem prostoru, ker določeni deli tlorisa vzpodbujajo kreativnejšo dejavnost, drugi pa so primernejši za računovodstvo. Seveda se največ teh pravil lahko upošteva pri načrtovanju novogradenj in se na ta način postavijo stvari na pravo mesto,« dodaja Golenhofenova.

»Poslovnež, ki bi rad z malo znanja o feng shuiju preveril, kako je urejen njegov poslovni prostor, lahko uporabi pravila iz sistema osmih triagramov. »Triagrami predstavljajo štiri glavne in štiri stranske smeri neba, vsaka smer pa ima neke svoje energijske značilnosti. Tako na primer triagram na vzhodu vzpodbuja vse, kar je povezano s transportom, triagram na zahodu pa marketing. Kako se lotimo dela? Najprej potrebujemo tloris poslovnih prostorov, potem pa začrtamo obod okrog zunanjih sten. Če tloris zgradbe ni pravokoten, ga podaljšamo tako, da zajamemo vse prostore, na nekem delu pa bo pač praznina. Potem poiščemo center oboda, s kompasom izmerimo smeri neba (na sredini ene od zunanjih sten) in jih prenesemo v načrt. Na takšen način razdelimo tloris na osem kosov torte, lahko pa ga razdelimo tudi na devet pravokotnih polj. Če manjkajo deli tlorisa, je to seveda slabo. Triagrami predstavljajo namreč nek proces, manjkajoči deli pa ta proces prekinejo. Če nimamo zahodnega dela tlorisa, nam manjka energije, ki bi podpirala marketing. Ali zaradi tega slabo tržimo svoje izdelke, se tržimo pod ceno, so naše usluge tržno nezanimive? Ja, vse to je lahko posledica tega. Na žalost se dajo izvesti samo manjši popravki, vedno pa bo ostala energijska luknja v procesu. Shema kaže dejavnosti, ki bi se morale odvijati po smereh neba, in kakšne težave lahko prinesejo manjkajoči deli tlorisa,« razlaga Helena Golenhofen.

Če želimo v pisarni ali drugem poslovnem prostoru vzpostaviti harmonijo in ravnotežje, se lahko po pomoč zatečemo tudi k feng shuiju, starodavni kitajski umetnosti oblikovanja poslovnih stavb in hiš. Pravila feng shuija sta prevzela tudi uspešna poslovneža, kot sta Donald Trump in Richard Branson (Virgin).

SZ                                 S                                           SV

moč                             kariera                                znanje 

lastnik in vodilni        zaposleni imajo težave      napetosti med 

ne pomagajo dovolj z vsakodnevnim rutinskim  zaposlenimi, ne

zaposlenim               delom                                 najdejo miru, ne

                                                                          morejo izboljšati svojih 

                                                                          sposobnosti

Z                                 OSEM FENG SHUI                 V

kreativnost               DIAGRAMOV                       rast 

brez naslednikov,                                               visoki izostanki 

pomanjkanje novih                                             zaradi bolezni

delavcev

JZ                                    J                                          JV  

skupinsko delo            ideje                                   bogastvo 

slabo timsko delo,       opravljanje, delo brez      finančne težave

nespoštovanje pravil  navdušenja, slab sloves   zaposlenih in 

obnašanja                   podjetja, mobing, nepri-  lastnika

                                    znavanje dosežkov