Prenova in informatizacija poslovnih procesov

»V slovenskih podjetjih je ogromen potencial. Imamo številne »paradne« konje, ki dokazujejo, da domače znanje, entuziazem in navdih nimajo meja. Meje si postavljamo sami!« sporoča dr. Aleš Živkovič iz mariborske Fakultete za elektrotehniko, računalništvo in informatiko. Uspešna slovenska podjetja so dokaz, da je s pomočjo dobrega poslovnega modela in tesnega sodelovanja IT in vodstev podjetij mogoče uspeti tudi pri nas. In prav o tem, kako do uspeha s prenovo in informatizacijo poslovnih procesov, smo govorili z g. Davidom Habotom iz podjetja SRC.si in dr. Alešem Živkovičem. 

Ko konkurenca začenja prehitevati ... 

»Korenite prenove in informatizacije poslovnih procesov se lotimo takrat, ko želimo izboljšati konkurenčni položaj podjetja. Postopek pričnemo z razumevanjem procesov, ki potekajo v podjetju, saj nam le-ti služijo kot osnova za implementacijo sprememb,« pojasnjuje g. Habot in nadaljuje: »Pomembno v prvi fazi je, da zajamemo proces kot celoto pri čemer si pomagamo z orodji za izdelavo, analizo in simulacijo modelov. Pri simulaciji procesov poskušamo poiskati najboljšo kombinacijo medsebojno odvisnih spremenljivk: časa, stroškov in kakovosti. Na podlagi izvedene analize in simulacije obstoječih procesov izdelamo predlog potrebnih sprememb, katere ponovno preverimo z modeli. Pomemben rezultat zgoraj navedenih aktivnosti je predlog informatizacije poslovanja, s katerim omogočimo izvajanje izboljšanih poslovnih procesov.« G. Habot opozarja tudi na dejstvo, da je pri projektu celovite prenove in informatizacije poslovnih procesov ključna polna podpora vodstva. 

Dr. Živkovič kot ključne faktorje uspeha na konkurenčnih trgih vidi urejenost poslovnega procesa, njegovo zrelost in prilagodljivost. »V Sloveniji si številna podjetja prehod iz klasičnega poslovanja na sodobno elektronsko B2B poslovanje predstavljajo poenostavljeno in se ga tako tudi lotijo. Rezultati so praviloma porazni,« kritično opisuje dr. Živkovič. »Problema sta pogosto dva: prvi je nakup »garažnih« rešitev, ki niso zrele in tehnološko dovršene, drug problem pa predstavlja zastarel poslovni model,« še dodaja in poudarja, da za uspešno prenovo poslovnega procesa ni dovolj, da kupimo strežnik in naročimo izdelavo informacijske rešitve, ampak je stvari potrebno temeljito domisliti. »Po prenovi in informatizaciji poslovnih procesov je smotrna vpeljava sistema BAM (angl. Business Activity Monitoring), ki omogoča sproten vpogled v izvajanje poslovnih procesov in pravočasno ukrepanje,« predlaga dr. Živkovič. 

G. Habot meni, da strateško načrtovanje informatike lahko pomaga premostiti vrzel med različnim razumevanjem sodelovanja med IT in vodstvom. »Strategija informatike ni načrt investicij s seznamom vseh možnih projektov, temveč opis glavnih iniciativ, ki bodo pomagali podjetju pri prehodu iz obstoječega v novo stanje. Ko je strateški IT načrt implementiran je dokončna metrika za njegov uspeh to ali je jasno, kako je IT prispeval k izboljšavi poslovnih zmogljivosti,« razmišlja g. Habot in priznava, da informatika večino razpoložljivih virov nameni za urejanje kaosa in za stabilizacijo novih tehnologij. »Tudi takrat, ko so nove tehnologije že pod kontrolo, IT namenja zelo malo časa proaktivnim nalogam in vključevanju v strateške projekte podjetja, kar bi lahko ugodno vplivalo na rezultate poslovanja. Problem se pogosto kaže tudi v neustreznih odnosih med vodstvom in IT, ki so razlog za neizkoriščenost IT kot generatorja razvoja in nižanja stroškov poslovanja,« še opozarja g. Habot. 

Dr. Živkovič namesto metodologij izpostavlja pristop modeliranja poslovnih procesov (angl. Business Process Modeling oz. BPM), ki temelji na dveh modelih. Prvi je model obstoječega poslovnega procesa (angl. As-Is), drugi model pa modelira bodoči proces (angl. To-Be). Oba modela podrobno analiziramo z uporabo empiričnih podatkov iz poslovnega okolja in izdelamo analizo povprečnih utežnostnih faktorjev, ki nam ovrednoti posamezne variante izboljšanega procesa glede na opazovan kriterij, npr. znižanje stroškov, skrajšanje časa izvedbe, ipd. Dr. Živkovič svetuje: »Za modeliranje poslovnih procesov lahko uporabimo številne notacije, vendar v zadnjem času izjemno narašča uporaba notacije BPMN (angl. Business Process Modeling Notation).« 

»Zavedati se moramo, da edino s celovito prenovo informatizacije poslovnih procesov lahko vplivamo na dvig poslovne uspešnosti,« zatrjuje g. David Habot. »Izbiramo lahko med različnimi znanimi metodologijami, tistimi s pristopom z vrha navzdol, z analizo in načrtovanjem na ravni najpomembnejših funkcionalnih področij, z izgradnjo procesnega in podatkovnega modela, ali z zajemanjem postopkov s pomočjo ključnih dejavnikov uspeha,« še pojasnjuje g. Habot in izpostavlja, da je vse pogosteje zaslediti uporabo pristopa, temelječega na obravnavi poslovnih pravil (angl. Rule-based Business Renovation Approach oz. BRA), ki uspešno povezuje strateški vidik, vidik poslovnih procesov in vidik uporabe informacijske tehnologije. 

»Zelo zanimiv in poučen je primer podjetja Zara, ki prodaja oblačila. Številna zlata pravila panoge so obrnili na glavo in uspeli. Ključna je odlična informacijska podpora za katero pravijo, da je srce poslovanja Zare,« pojasni dr. Aleš Živkovič in nadaljuje: »José Maria Castellano, nekdanji izvršni direktor enega največjih modnih gigantov, skupine Inditex Group, ki si lasti tudi znamko Zara, je dejal: »Pri tem poslu gre predvsem za zmanjšanje odzivnega časa. Pri modi je zaloga kot hrana - hitro se pokvari.« Naj omenim še nekatere druge inovativne poslovne modele, ki temeljijo na sodobni informacijski podpori: letalskega prevoznika RyanAir, spletnega trgovca Amazon, računalniškega giganta Apple, dostavljača hitre pošte DHL in še bi lahko našteval. Na drugi strani tehtnice pa najdemo nemški sistem elektronskega pobiranja cestnin Toll Collect, ki je leta 2005 vpeljal najsodobnejšo ITK rešitev v Evropi, temelječo na satelitskem določanju lokacije vozila, a se je kmalu po vpeljavi soočil s številnimi težavami pri delovanju sistema – še en dokaz, da tehnologija lahko pomaga, ne more pa rešiti.« 

- izogibajte se »garažnim« rešitvam, 

- izvedite podrobno analizo obstoječih procesov in si zastavite jasne dolgoročne cilje, 

- bodite inovativni pri spreminjanju poslovnega modela, 

- IT je kot avto, lahko je KIA, lahko BMW, vendar brez zemljevida ne boste prišli daleč, 

- rešitev naj bo fleksibilna, odprta za razširitve in standardna, 

- poslovni proces moramo nenehno nadzorovati, vrednotiti in izboljševati. 

Jernej Huber