Kako uspešna slovenska podjetja izbirajo nove sodelavce?

V najrazličnejših podjetjih (doma in v tujini) uporabljajo najrazličnejše metode, s katerimi poskušajo ugotoviti primernost kandidatov za zaposlitev. Nekatere metode so zanesljivejše, uporabnejše in bolj sistematične. Druge temeljijo na povsem napačnih predpostavkah in ocenah, ki z ugotavljanjem primernosti nimajo veliko skupnega. 

O različnih metodah izbire kadrov pri nas smo se pogovarjali z uspešnimi slovenskimi podjetji: Savo d.d., Raiffeisen Krekovo banko, d.d., Zavarovalnico Maribor, Novo KBM d.d., Mojo kariero d.o.o. in z Radovanom Kragljem, direktorjem kadrovskega podjetja Kragelj&Kragelj. 

»V Poslovni skupini Sava uporabljamo za izbiro kadrov več metod, ki se kombinirajo. To so intervjuji, posebni kadrovski selekcijski intervju, razgovori z izbranim timom, psihološko testiranje, testiranje jezikov in ocena dokumentov, ki jih morajo pripraviti kandidati. Ponavadi kandidati za bolj zahtevna mesta prinesejo tudi reference in priporočilna pisma, ki jih uporabimo kot dodatno možno selekcioniranje. Na koncu tim po treh opravljenih krogih izbere kandidata. Poznamo tudi različne raziskave, vsako leto se seznanimo z novostmi na tem področju na kadrovskih kongresih v tujini. 

Kar pa se tiče prednostih in slabostih različnih metod za izbiro kadrov, menim, da moremo govoriti bolj o zanesljivosti obravnave posameznika kot celote, zato kombiniramo več metod in to je tudi naša zahteva v Poslovni skupini Sava. Seveda to pomeni tudi daljši čas izbire primernega kandidata, ampak se vloženi trud izplača. Glavni kriterij izbire so zahteve delovnega mesta, osebnostne lastnosti kandidata glede na zahteve delovnega mesta in sredino, v katero prihaja, delovne izkušnje (za začetnike tiste, ki jih pridobi v procesu pridobivanja izobrazbe), ocenjene sposobnosti in znanja, poklicne ambicije, predhodna delovna mesta. 

K tem bi lahko dodali še mnoga druga, ki vplivajo na izbiro, predvsem iz zbirke osebnostnih lastnosti, recimo hobiji«, nam je zaupala Tatjana Lozar, direktorica Kompetenčnega centra Kadri, pravo in organizacija v podjetju Sava, d.d.. 

»Ko iščemo nove sodelavce postopek izbire kadrov največkrat opravimo z lastnimi močmi; občasno (in v odvisnosti od profila, ki ga iščemo) sodelujemo tudi s kadrovskimi agencijami. Za način, kako privabiti kandidate in metodo izbora kadrov, se odločimo skupaj z vodjem organizacijske enote, ki sodelavca potrebuje in je odvisen od vsakokratne potrebe. Na osnovi vsebine dela in potrebnih znanj in izkušenj za izvajanje nalog izberemo najprimernejši način. 

Uporabljamo strukturiran selekcijski intervju (na več ravneh), testiranje strokovnih znanj in preverjanje kompetenc, uporabne so tudi t.i. kvalifikacijske delavnice (assessment centri)«, je metode selekcionirana med kandidati na novo delovno mesto predstavila Zora Kirbiš, direktorica oddelka za osebje v Raiffeisen Krekovi banki, d.d.. 

»V Zavarovalnici Maribor 30 odstotkov mest zapolnimo s pomočjo javno objavljenih prostih delovnih mest , 30 odstotkov s pomočjo notranjih razporeditev in 40 odstotkov s pomočjo objav na zavodu za zaposlovanje. Majhen delež kadra (predvsem vodstvenega) pa poiščemo s pomočjo zunanjih agencij. Glede na delovno mesto, ki ga razpisujemo, se odločimo za najboljši način iskanja ustreznega kadra. Vsak način izbire kadra ima seveda svoje prednosti in tudi svoje slabosti. V Zavarovalnici Maribor se, glede na razpisano delovno mesto in seveda glede na ustreznost kadra, ki ga potrebujemo, za vsak razpis posebej odločamo, kakšen način izbora kadra oziroma razpisa izberemo. 

Pri nas kader izbiramo glede na strokovnost in ustreznost razpisnim pogojem za posamezno delovno mesto. Vsaka učinkovita prijava mora ob strnjenem življenjepisu, ki vsebuje podatke o šolanju in dosedanjem delu ter dokazilih o izpolnjenih razpisnih pogojih vsebovati tudi reference dosedanjega delodajalca in morebitne druge reference na področju dela, za katerega se kandidat prijavlja. Prav na podlagi referenc je namreč najlažje ugotoviti (in tudi preveriti pri dosedanjih delodajalcih), če kandidat ustreza razpisnim pogojem in normam, ki jih zahteva Zavarovalnica Maribor. 

Prav zaradi množice prijav na razpisana delovna mesta (ob razpisih vsak teden prejmemo v povprečju še več kot deset prošenj za delo) iskalcu zaposlitve, ki želi zaposlitev pridobiti na Zavarovalnici Maribor, svetujem, naj: 

1. življenjepis in prošnjo pripravite na drugačen, inovativen način; 

2. vlogi priložite priporočila prejšnjih delodajalcev in mentorjev; 

3. napišite, kako bi lahko pripomogli k večjemu uspehu Zavarovalnice Maribor. 

Takšne vloge bo komisija prej opazila, saj bodo izstopale iz množice in tako bo imel iskalec zaposlitve večje možnosti, da ga povabimo na razgovor,« razkriva ključ do delovnega mesta Drago Cotar, predsednik uprave Zavarovalnice Maribor d.d.. 

»Izbira metod, ki jih uporabljamo v Novi KBM, je odvisna od kadrovskih potreb in razmer na trgu dela. Del vsakega izbirnega postopka je strukturiran selekcijski intervju na osnovi posebej pripravljenih vprašalnikov, sicer pa uporabljamo še različna testiranja v odvisnosti od zahtev delovnega mesta (testiranja funkcionalnih znanj, testiranja osebnostnih lastnosti in sposobnosti,...). Za specifična delovna mesta kandidate iščemo tudi preko aktivnega kadrovanja. 

V Novi KBM sledimo sodobnim trendom, ki so med drugim tudi odraz rezultatov raziskav, in temu prilagajamo naše postopke kadrovanja. Ker uporabljamo kombinacijo več metod (intervju, testiranja,...), je težko oceniti prednosti in slabosti posamezne, še posebej, ker je izbor odvisen tudi od zahtev delovnega mesta in števila potencialnih kandidatov. Postopek izbire ustreznega kadra je pogosto dolgotrajen, kar je z vidika potreb delovnega procesa lahko slabost, po drugi strani pa je daljša časovna obravnava tudi prednost, saj v daljšem izbirnem postopku (več razgovorov, vprašalniki, testiranja) kandidata tudi bolje spoznamo. Kriterijev je več in pri zasedanju delovnega mesta skušamo upoštevati vse: izpolnjevanje formalnih pogojev, ustrezna znanja in izkušnje, osebnostne lastnosti, ki so optimalne za opravljanje dela na delovnem mestu,« metode izbire kadrov pojasnjuje Alenka Erker Lozinšek, MBA, vodja oddelka za kadre pri Novi KBM d.d.. 

»Najprej se osredotočimo na delovno pozicijo za katero iščemo kader in če gre za za manj zahtevno funkcijo ali pozicijo, kjer je že vnaprej predviden visok nabor izbire kandidatov (največkrat v primerih, ko gre za/je možno iskanje preko oglasov), je življenjepis tisti, ki predstavlja prvo, najhitrejšo in najenostavnejšo selekcijo. 

V primeru, ko pa delovno mesto zahteva visoko profiliran ali težko najdljiv kader, se je potrebno poslužiti drugačne metode izbire kadrov. To je headhunting. Prav to je tisto kar je naša prioritetna dejavnost in hkrati najpomembnejša metoda iskanja ustreznih kandidatov. Headhunting je zelo svojstvena metoda. Saj je potrebno vedeti, na podlagi zahtev konkretnega naročnika, kje je ustrezen nabor potencialnih kandidatov. V tem primeru sta vlogi delodajalcev in delojemalcev zamenjani. 

Delodajalec je tisti, ki se mora dokazovati in prepričati potencialnega novega sodelavca, v čem je boljši od trenutnega delodajalca in celo vseh drugih. Pri vseh ostalih metodah pa je delojemalec tisti, ki se mora promovirati in dokazovati svoje kvalitete. V naslednjih korakih se seveda poslužujemo ostalih metod, kot so intervjuji, dokazovanje referenc in na izrecno željo naročnika tudi psiholoških testov. Zaradi specifike našega dela, so ti v večji meri nepotrebni, morda celo irelevantni. Vendar je potrebno vedeti, da neko posploševanje ali poudarjanje pravilnosti le ene metode, lahko predstavlja izpad dobrih kandidatov ali zmotno prepričanje v kvaliteto neustreznih«, je povedala Renata Zadravec, vodja projektov v podjetju Moja kariera d.o.o..  

Katere so najpogostje uporabljene metode za izbiro kadra pri nas ter njihove bistvene pomanjkljivosti pa smo povprašali Radovana Kraglja, direktorja kadrovskega podjetja Kragelj&Kragelj, ki se več kot 18 let ukvarja s specialističnim kadrovskim svetovanjem. Aktivno svetuje največjim in najuglednejšim slovenskim finančnim ustanovam, objavil pa je tudi veliko strokovnih člankov in prispevkov ter priročnik s področja selekcije kadrov. Najpogosteje uporabljene metode torej so: 

Izbira temelji na pregledu vloge kandidata, ter ugotavljanju, ali kandidat ustreza vsem tistim formalnim pogojem, ki so določeni v razpisu ali objavi. Kandidati morajo predložiti kup nekih dokazil o izpolnjevanju pogojev (diploma, potrdilo o znanju jezika, obvladanju računalnika itd.). 

Kandidat, ki pogojem formalno ne ustreza je običajno zavrnjen. Tak formalističen način izbire je bistveno bolj pogost v državnih institucijah, javni upravi in organizacijah v katerih je proces pomembnejši od učinka. 

- Bistvene pomanjkljivosti: 

Uspešnost kandidata nima kaj dosti skupnega z izpolnjevanjem formalnih pogojev. Na ta način zavrnemo kup kandidatov, ki imajo ogromno potencialov - ki jih seveda ne upoštevamo, na delovno mesto pa sprejmemo določene kandidate, za katere ni nikaršnega jamstva, da bodo na delovnem mestu uspešni. Kljub formalnemu izpolnjevanju pogojev. 

V takšnem razgovoru kandidatom pogosto postavljajo vprašanja tipa: "Kako si predstavljate delo v naši sredini?", "Ali Vas bo motilo delo preko polnega delovnega časa?" "Ali ste na prejšnjem delovnem mestu imeli težave z nadrejenimi ali sodelavci?" In podobne neumnosti, ki žalijo morebiti še tako skromno inteligentnost kandidata. In potem izpraševalci na podlagi takšnega pogovora ocenijo, ali je kandidat zanje primeren ali ne. 

- Bistvene pomanjkljivosti: 

Glavna pomanjkljivost takšnega razgovora je v tem, da izpraševalci v bistvu ocenjujejo, koliko jim je nek kandidat všeč - ne pa koliko so njegove sposobnosti, izkušnje, lastnosti, potenciali... skladni z zahtevami delovnega mesta. S takšnim načinom izbire dobite v kolektiv kup kandidatov, ki so zelo podobni tistemu, ki jih je izbiral (šefu), niso pa kos zahtevam delovnih mest. 

V nekaterih organizacijah izpraševalce zanima zgolj, kako močno v strokovnem smislu kandidat obvladuje področje in kakšna so njegova dodatna znanja in izkušnje. V ta namen uporabljajo najrazličnejše teste in preizkuse znanj - podobno kot jih uporabljajo v šolah ali fakultetah. Prepričani so, da bo nekdo primeren kandidat, samo, če bo imel izstopajoče strokovno znanje. Drug vidik tega pristopa pa je merjenje neke splošne sposobnosti ali celo t.i. generalne inteligentnosti. Nekateri so še vedno prepričani, da je kandidat tembolj primeren, čimvečje rezultate na testih sposobnosti doseže. 

- Bistvene pomanjkljivosti: 

Glavna pomanjkljivost takšnega pristopa je v tem, da v kolektiv sicer lahko izberete sodelavce, ki so izraziti strokovnjaki in povrh vsega še nadpovprečno inteligentni - ki pa Vam lahko v enem mesecu zastrupijo odnose v kolektivu in odženejo polovico ključnih strank 

V nekaterih organizacijah zahtevajo, da kandidati napišejo svoje vloge lastnoročno (ne z računalnikom). Določene vloge potem grafološko analizirajo. Tukaj moramo seveda ločiti med profesionalno grafološko analizo in ljubiteljsko grafologijo. Praofesionalna grafološka analiza nam da uporabne podatke o kandidatovih osnovnih lastnostih, ki nam lahko služijo kot izhodišča v nadaljnem postopku, vrednost ugotovitev ljubiteljskega pristopa pa je seveda zelo vprašljiva. Takšna analiza nam v relativno kratkem času, da nekaj osnovnih informacij o temeljnih človekovih lastnostih, ki jih lahko uporabimo v nadaljnem postopku. Seveda imam v mislih profesionalen grafološki pristop. 

Ta analiza je bolj splošna. Običajno ne upošteva zahtev konkretnih delovnih mest. Tudi kategorij, ki jih ocenjujemo s tem pristopom, je nekoliko premalo, da bi nam zagotovile vse potrebne informacije za zanesljivo oceno vseh kategorij, ki jih običajno opredelimo v Analizi zahtev konkretnega delovnega mesta. 

Profesionalni psihološki testi morajo ustrezati zelo strogim merskim kriterijem. Psihološki testi so vse kaj drugega kot tisti, ki jih najdemo v popularnih časopisih ali na internetu. Njihova natančnost, objektivnost, zanesljivost morajo biti izrazito visoki, poleg tega pa morajo biti standardizirani za uporabo na osnovni populaciji. Takšni testi nam omogočijo Kvantitativno in kvalitativno merjenje vsake posametne lastnosti pri kandidatu. Takšen način nam omogoča tudi zelo objektivno primerjavo posameznih lastnosti pri različnih kandidatih. Med tiste, ki jih v podjetju Kragelj & Kragelj d.o.o. pogosteje uporabljajo, so ocena 23. osebnostnih potez, ocena izraženosti posameznih poklicnih interesov, analiza razvojnih sider, ocena timskih vlog in ocena ustreznosti kandidata za posamezno delo. 

Ta pristop je povsem drugačen od nenačrtovanega 15-minutnega razgovora. Ima jasno strukturo, namen, orodja in kriterije vrednotenja. Z intervjujem razčistimo še tiste nejasnosti, ki so ostale pri interpretaciji osebnostnih testov. Ker je intervju časovno najbolj zahteven (45 - 60 minut za vsakega kandidata), ga izvajamo predvsem pri tistih kandidatih, ki so uspešno opravili preizkuse iz predhodnih faz. Tak način je finančno in časovno tudi najbolj ekonomičen. Z intervjujem razčistimo predvsem vedenjske lastnosti kandidata v konkretnih situacijah ter tiste nejasnosti, ki so ostale pri interpretaciji osebnostnih testov nedorečene. Z drugimi besedami ugotovimo tolerančni prag - v kolikšni meri lahko vedenje kandidata odstopa od vrednosti, ki smo jih opredelili s pomočjo psiholoških testov. Za izvedbo intervjuja ne potrebujete posebej usposobljenih strokovnjakov - kot pri psiholoških testih. Če nimamo možnosti uporabe psiholoških testov, je dobro izveden intervju najboljše orodje za objektivno oceno kandidatove primernosti. 

- Bistvene pomanjkljivosti: 

Manj usposobljenim izpraševalcem lahko kandidat na intervjuju brez večjih težav prikrije določene osebnostne lastnosti ali karakteristike, ki bi jih s Psihološkimi testi zagotovo izpostavili kot kritične ali izločilne. 

Če se vam zdi, da v vašem podjetju stvari tečejo uspešno ne glede na skrb, ki jo posvečate kadrom, preberite še naslednji zgled iz knjige 45 Effective Ways for Hiring Smart, dr. Pierra Mornella. 

Howard Lester, direktor trgovskega podjetja Williams-Sonoma, pravi naslednje: »Glejte rezultate. Kadar neka prodajalna ves čas dosega za 20 odstotkov boljši rezultat od konkurenčnih, vključno z našimi prodajalnami v podobnih mestih, obstaja za to razlog. In to niso demografske razmere, krajevne razlike, pametnejši marketing ali gola sreča. Skrivnost je poslovodja te prodajalne.« Trditev ponazori s konkretnim zgledom iz svoje prakse. Neki njihov poslovodja je dosegal za 20 odstotkov boljše rezultate od drugih poslovodij po vsej državi. Ko je neka prodajalna v drugem mestu in celo drugi zvezni državi, zašla v težave, so na pomoč poklicali uspešnega poslovodjo. Čeprav so bile tržne razmere med obema mestoma dokaj različne, je novi šef v pol leta dosegel enak rezultat, kot ga je dosegal doma. »Skrivnost je v ljudeh. To je tako enostavno, da tega nihče ne verjame,« trdi Howard Lester.