Kako ravnati z novozaposlenimi?

Začetno usmerjanje novozaposlenih oseb je eno najbolj zanemarjenih področij v večini delovnih organizacij. Novozaposlene osebe so namreč večinoma prepuščene same sebi in morajo v bazenu povsem novih zaposlitvenih zadolžitev splavati same, kakor vejo in znajo. Kakšen je rezultat tega? Običajno neproduktivnost, zmedenost in velikokrat tudi nezadovoljstvo, zaradi česar novozaposleni podjetje najverjetneje tudi hitreje zapustijo. Da pa bi preprečili izgubo (dobrih) kadrov, je ključnega pomena začetno usmerjanje (in uvajanje) novozaposlenih. 

Ljudje so lahko bolj ali manj spretni na področju medosebnega komuniciranja in se hitreje ali počasneje prilagajajo na nove situacije. Neglede na to, kolikšno mero spretnosti, samozavesti in predhodnih izkušenj premore vaš novozaposleni posameznik, je pomembno, da vnaprej načrtujete in skrbno izpeljete začetno usmerjanje zanj. Eden izmed najpogostejših vzrokov odhoda zaposlenih iz podjetja je namreč prav občutek nesprejetosti in dezorientiranosti na začetku zaposlitve. Dober orientacijski program bo torej pripomogel ne le k zadržanju (dobrih) kadrov, temveč bo tudi bistveno prispeval k njihovi produktivnosti in občutenju pripadnosti organizaciji, kar pa zelo pozitivno učinkuje na celostno (pozitivno) organizacijsko klimo v podjetju in tudi vašo zunanjo podobo kot bolj ali manj privlačnega delodajalca. 

Začetno usmerjanje je pomemben element gradnje pozitivne organizacijske kulture, ki podjetju prinaša številne koristi. 

Nekaj ključnih ciljev začetne orientacije je:

- Zmanjšanje anksioznosti: Vsak novozaposleni bo na začetku svoje nove zaposlitve čutil določeno mero tesnobnosti. Primerna začetna orientacija jo lahko bistveno zniža, s tem da novozaposleni osebi nudi smernice in ključne informacije o funkcioniranju življenja v podjetju. 

- Zmanjšanje začetnih stroškov podjetja: Primerno začetno usmerjanje zaposlenim pomaga hitreje splavati in ujeti delovni ritem v organizaciji, kar močno zmanjša stroške podjetja, povezane z začetnim učenjem in privajanjem na delo.

- Zmanjšanje možnosti hitrega odhoda novozaposlenega iz podjetja: Hitra zapustitev podjetja s strani novozaposlenega je največkrat posledica nezadovoljstva, ki izvira iz občutenja nezaželenosti in nesprejetosti pri sodelavcih, neustreznega vrednotenja njegovih kompetenc ali če novozaposleni nima ustreznih možnosti, da bi svoje delovne naloge lahko uspešno opravil. 

- Prihranek časa supervizorjev in mentorjev: Preprosto povedano – boljša ko je začetna orientacija, manjša je verjetnost, da bodo mentorji in sodelavci porabili veliko časa z učenjem in uvajanjem novozaposlenega.

- Razvijanje realističnih pričakovanj in pozitivnega odnosa do dela: Pomembno je, da novozaposlena oseba čim prej spozna, kaj točno se od nje pričakuje in kaj lahko ona pričakuje od drugih zaposlenih. Novozaposleni mora čim prej ujeti „utrip“ podjetja in oblikovati realne predstave o funkcioniranju organizacije. 

Poleg mentorstva, ki posameznika zelo kvalitetno uvaja v izvajanje novih delovnih nalog, pa je takoj na začetku zaposlitve potrebno izvesti še nekatera druga ključna dejanja:

- Izrazite dobrodošlico. Na začetku mora novozaposleni imeti občutek, da je v svojem novem delovnem okolju sprejet in zaželen. Dobrodošlico mu lahko izkažete že pred prvim delovnim dnem s tem, da mu pošljete elektronsko sporočilo, v katerem še enkrat izrazite svoje veselje nad njegovim prihodom in mu hkrati navedete zanj pomembne informacije za prvi delovni dan (npr. na koga naj se ob prihodu najprej obrne, katere dejavnosti in obveznosti so predvidene za prvi dan ipd.). 

- Predstavite novega sodelavca ostalim zaposlenim. Novi sodelavec si vseh predstavljenih oseb takoj na začetku najverjetneje ne bo zapomnil. Vendar je enako, če ne še bolj pomembno, da ostali zaposleni spoznajo novo osebo. S tem bodo seznanjeni z dejstvom, da je v delovni organizaciji prisotna nova oseba in kakšne so njene odgovornosti. - Razkažite novo delovno okolje. Novo osebo peljite po prostorih vašega podjetja. Razkažite ji vse pomembne prostore: pokažite ji, kje so pisarne vseh, s katerimi bo pogosto sodelovala, kje je prostor za malico, kje je toaleta, kje se pije jutranja kava (če je seveda to vsakodnevna navada v vašem podjetju in če imate za to predviden poseben prostor) itd. 

- Načrtujte sestanke z vsemi vpletenimi. Skličite kratek sestanek (ali več sestankov) z vsemi osebami, s katerimi bo novozaposleni pogosto sodeloval. Vsem drugim dajte v času sestankov, ki ste jih sklicali zaradi novozaposlenega, jasno vedeti, da naj vas ne motijo. 

- Razložite pravila v podjetju. Že na začetku morate jasno razložiti vsa „pravila“, ki veljajo v vašem podjetju. Tako npr. novozaposlenemu pojasnite, od kdaj do kdaj traja delovnik, ali je urnik fleksibilen, kateri dan v mesecu je izplačilo dohodka, kakšen je sistem nagrajevanja v podjetju, katerih ugodnosti so deležni zaposleni (npr. brezplačna vadba, ki se je lahko poslužujejo zaposleni), kako je z nadomeščanjem v času dopustov itd. 

- Pripravite delovno okolje. Prvi delovni dan novega sodelavca morate zanj imeti pripravljene vse materiale, ki jih bo potreboval pri svojem delu: gradiva (tiskovine, posnetki ipd.), mizo, predalnike, pisarniški materiali, ki ga bo novi sodelavec potreboval, seveda je samoumevno, da naj bo pripravljen tudi računalnik (če ga bo potreboval pri svojem delu), nenazadnje ne smejo manjkati tudi ključi (ali kartice), ki vodijo do prostorov, v katerih se bo novozaposleni gibal. 

- Začetni „razgovor“. Začetni pogovor ob prihodu novega sodelavca je najboljša priložnost, da že takoj na začetku nedvoumno poudarite vizijo podjetja: „Mi delamo to tako, da ...“, „Verjamemo, da so naše stranke ...“, „Pri nas ni nič bolj pomembno kot ... .“ Pri tem lahko jasno izrazite, kakšen odnos želite, da imajo vaši zaposleni do dela in do organizacije. Vse to seveda razložite kar se da pozitivno in poudarite le tiste stvari, ki so najpomembnejše. 

- Dajte vprašanjem priložnost! Novi osebi dajte možnost, da sprašuje čim več. In da bo na voljo nekdo, ki bo nudil odgovore na vsa morebitna vprašanja. 

Kljub temu, da vtis prvega dne pomembno vpliva na vrednotenje podjetja pri novem članu in njegovo občutenje pripadnosti organizaciji ter zadovoljstvu v njej, pa se veliko delovnih organizacij na začetku ne potrudi, da bi na primeren način sprejelo novega sodelavca.

Spodaj je naštetih le nekaj izmed napak, ki se jih ob nastopu novega sodelavca na delovnem mestu poskušajte izogibati:

Novincu v vaši delovni organizaciji ne prepustite, da se popolnoma sam znajde v toku različnih delovnih odgovornosti ter samostojno odkriva principe delovanja organizacije po metodi poskusov in napak – slednje bodo v tem primeru najverjetneje prevladovale.

Ne dopustite, da bi se moral novi sodelavec sam razgledovati po svojem novem delovnem okolju ali še huje, da bi se moral sam predstavljati svojim novim sodelavcem. Predstavljanje novega sodelavca je vaša naloga.

Nikar na začetku ne prelomite obljub in dogovorov, ki ste jih z novozaposlenim sklenili pred njegovim prihodom v podjetje. Karkoli ste se dogovorili, mora držati, sicer bosta razočaranje in možnost hitre zapustitve vaše organizacije velika.

Na začetku novemu sodelavcu ne naložite delovnih obveznosti, ki nikakor niso povezane z opisom osrednjih nalog na njegovem delovnem mestu. Vzemite si čas in že predhodno razmislite, s čim boste novo osebo prve dni zaposlili.

Ne posedite novega zaposlenega v isto pisarno z nekom, ki v vaši delovni organizaciji slovi po največjem negativizmu in pesimizmu.

Ne načrtujte nastopa delovnega razmerja ravno v času, ko bo predvideni mentor oz. oseba, ki bo novega sodelavca uvajala, odsotna.

Najverjetneje boste za izčrpno začetno usmerjanje porabili vsaj eno uro svojega časa. To bo ura ali več časa, ki ga boste namenili novemu sodelavcu in z njim razjasnili pomembna dejstva o delovanju organizacije ter vse morebitne nejasnosti, ki se porajajo pri vsakem novincu. S tem se boste zelo uspešno izognili morebitnim neželenim nesporazumom v prihodnje, ki pa bi za svoje odpravljanje utegnili terjati občutno več časa kot zgolj eno uro. Ura ali več časa, ki jo namenite novemu sodelavcu v organizaciji, je vsekakor zelo pomembna naložba za prihodnost in zato zelo dobro izkoriščen čas.