HR

Zakaj bi v podjetjih morali strateško razmišljati o izkušnji, ki jo imajo zaposleni s svojimi digitalnimi delovnimi okolji?

8.8.2022


Narava dela se spreminja, način dela se spreminja, delovna okolja se spreminjajo. Vse spremembe, ki smo jih doživeli med in po koronskem obdobju, so zelo vplivale na naše dojemanje in izkušnjo, ki jo imamo z delovnimi okolji. Podjetja so se bila primorana novi realnosti hitro prilagoditi in nadgraditi delovno izkušnjo zaposlenih.

Zagotovila so novo opremo za delo na daljavo, delo od doma umestila v normalen način dela, nas nekatere bolj, druge manj naučila, kako delati od doma in kako novo tehnologijo uporabljati ter nam ponekod celo ponudila dodatne motivacijske spodbude na daljavo, da se vez med sodelavci in podjetjem nebi zrahljala. 

Sedaj pa je čas za razmislek, kje po dveh letih resnično smo, kaj se dogaja z našo produktivnostjo, povezljivostjo, uporabo tehnologije, napredkom pri digitalizaciji podjetja, fluktuacijo in še s čim. 

Digitalizacija delovnih okolij zahteva nov pristop glede uporabe informacijske tehnologije. Namen nove digitalne tehnologije, ki jo implementiramo v delovna okolja je, da omogoči in podpira nove potrebe in vedenje v podjetjih, hkrati pa le te tudi oblikuje. Tehnološki napredek in spremembe v našem vedenju so neločljivi, kot dve plati istega kovanca. Pogosto pa so ujeti med naraščajočimi zahtevami na eni strani in digitalnim delovnim okoljem na drugi, kar jih največkrat omejuje in ne krepi. 

Razlog za to iščemo skoraj v celoti v organski rasti digitalnih delovnih mest, brez kakršnega koli celostnega pogleda in strateške usmerjenosti. Vprašanje, kako naj bo okolje v podjetju zasnovano tako, da bo ustrezalo zaposlenim in delu, ki ga morajo opravljati, se ni zastavljalo dovolj pogosto. 

Odlično digitalno delovno okolje je sestavljeno iz holističnega nabora orodij, platform in prostorov za delo, ki so organizirani na skladen, uporaben in produktiven način. 

To je digitalni ekosistem našega vsakdanjega dela. Visokokakovostna digitalna delovna mesta omogočajo izmenjavo znanja, sodelovanje in ustvarjajo povezano okolje, ki zagotavlja dostop do vsega, kar zaposleni potrebujejo s pomočjo digitalne tehnologije. 
Prav zato je pomembno, da postavljamo naša digitalna delovna okolja strukturirano. Cilj je, da zaposleni v delovnem dnevu maksimizirajo svoj delovni čas za naloge in projekte, ki za podjetje predstavljajo največjo dodano vrednost. Vse ostalo opravi tehnologija. 

Digitalne izkušnje zaposlenih postajajo vse večji in eden pomembnejših gradnikov celotne izkušnje zaposlenih, zlasti s širitvijo možnosti oddaljenega in hibridnega delovnega okolja. Raziščimo torej glavne prednosti in na drugi strani izzive digitalnih izkušenj zaposlenih in kako lahko posamezni oddelki znotraj podjetja le to kreirajo v celoto, ki bo predstavljala dodano vrednost podjetju. 

Kaj je (digitalna) izkušnja zaposlenih?

Ljudje so navajeni na brezhibno delovanje tehnologije v svojem osebnem življenju in pričakujejo enako raven digitalne enostavnosti v svojem delovnem prostoru. Če se zaposlenim zdi težko dostopati do informacij ali opravljati vsakodnevna opravila s ponujenimi orodji, lahko to negativno vpliva na njihov odnos z vašo organizacijo.

Ko govorimo o tem, kako zadovoljni so zaposleni s celotnim spektrom svojih odnosov z delodajalcem, govorimo o Izkušnji zaposlenega ali o Employee experience. Digital employee experience ali digitalna izkušnja zaposlenih, je podmnožica le te. Digitalne interakcije morajo biti na voljo vsem zaposlenim in ne le tistim za pisalno mizo in računalnikom. Digitalno izkušnjo je potrebno prilagoditi prav vsakemu zaposlenemu v podjetju, ne glede na to kje in kakšno delo opravlja. Nasprotno, orodja, ki jih je mogoče uporabiti samo na namiznem računalniku v pisarni, bodo odtujila zaposlene, ki svoj dan preživijo na cesti ali na proizvodnem tekočem traku. Digitalna izkušnja zaposlenih, ki ponuja dostop do virov, ki jih zaposleni potrebujejo prek mobilnih naprav, zagotavlja, da se nihče ne počuti izključenega ali obremenjenega.

Digitalna izkušnja zaposlenega vsekakor vpliva na celotno izkušnjo zaposlenega in tako podpira zavzetost zaposlenih. Zaposleni, ki imajo dostop do uporabnih digitalnih orodij, bodo bolj verjetno ostali v podjetju. To poveča vašo stopnjo zadrževanja posameznikov v podjetjih. Še več, zadovoljni zaposleni, ki od ust do ust sporočajo, da je vaše podjetje odličen kraj za delo, lahko povečajo vaš ugled delodajalca. Digitalizacija je tako eden od ključnih področji izkušnje zaposlenega. 

In zakaj dandanes sploh govorimo o digitalni izkušnji zaposlenega?

Koncept ali izraz je res novejši, a vsi mi delamo s tehnologijo že kar nekaj časa, torej se s svojo digitalno izkušnjo v sklopu svojih delovnih okolij srečujemo vsakodnevno. Povečanje potreb za delo od doma ali od kjerkoli in pospešena digitalna transformacija v podjetjih pa je pripeljala do dejstva, da je potrebno bolj strukturirano razmišljati o izkušnjah naših zaposlenih v spremenjenih okoliščinah. Le tako bomo lahko dosegli opravljanje dela z novimi tehnologijami ne glede na našo lokacijo kakovostno in bomo pri tem tudi zadovoljni. 

Kje so v podjetjih izzivi, zaradi katerih moramo o digitalni izkušnji začeti razmišljati?

Navedla bom nekaj dejstev, ki jih sama opažam v delovnih okoljih in za katere vidim, da se različni oddelki trudijo iskati rešitve znotraj svojega okvira znanja. Včasih ti različni načini, kako odgovoriti na trenutne izzive, niso usklajeni. Naj že sedaj poudarim, da je povezovanje različnih oddelkov pri grajenju digitalne izkušnje zaposlenih ključno za njeno uspešnost

Poglejmo izzive, ki se nam dogajajo v praksi in moramo o njih razmišljati, ko postavljamo koncept digitalne izkušnje zaposlenih v podjetju. Verjamem, da se boste našli v vsaj eni od naslednjih trditev: 

  • Digitalna transformacija je ena od vaših strateških usmeritev, vendar se vam na tej poti večkrat zatakne.
  • Zadovoljstvo strank z vašimi storitvami ni na ravni kot bi si želeli, trenutno imate velike stroške z razdrobljenostjo različnih tehnologij in njenim upravljanjem.
  • Imate velike izzive s produktivnostjo posameznikov na daljavo.
  • Delo od doma v vašem podjetju še ni implementirano.
  • Želite si najboljši kader iz trga, trenutno pa imate probleme pri zaposlovanju.
  • Povprečna starost v podjetju je visoka in tako nivo digitalnih veščin nizek.
  • Vlagate v Employer branding iniciative, vendar se njihova vrednost še ne izraža kot ste si zadali.
  • Stopnja zavzetosti in kreativnosti zaposlenih je v podjetju nižja kot bi si želeli.

Kdo je v podjetju odgovoren za digitalno izkušnjo zaposlenih?

Ne, to ni samo IT, kljub temu, da je to zaenkrat v podjetjih največkrat videna praksa. Ker se IT ali digital oddelek ukvarjata z digitalizacijo, v večini tudi ta dva oddelka zaznavata izzive ali potrebe po bolj konsolidiranem delovanju na tem podočju. V oblikovanje digitalne izkušnje zaposlenega se vsekakor morata najprej vključiti dva oddelka - HR in IT. Kot že večkrat omenjeno, je digitalizacija namenjena zaposlenim, opravljamo pa jo z digitalnimi orodji

Torej digitalizacija ni tehnologija, ampak je upravljanje zaposlenega s tehnologijo. Če to miselnost prenesemo v kulturo podjetja, potem je vsekakor jasno, da mora HR oddelek razumeti in sodelovati pri kreiranju digitalne izkušnje zaposlenega. Poleg tega pa vsekakor potrebujemo v ekipi:

  • komunikatorja, ki nam bo pomagal vsak projekt in spremembo skomunicirati, 
  • predstavnika digital oddelka, ki nam lahko pomaga pri kreiranju UX (user experience) in 
  • vodstva, ki pravilno ovrednoti projekte iz vidika donosnosti investicije zanje. 

S primerom do razumevanja potrebe usklajenosti poslovnih potreb in tehnologije

Da bi skupaj prišli do lažjega razumevanja, zakaj je pomembno strateško delovati na področju vzpostavljanja digitalnih izkušenj naših zaposlenih, naj podam primer, ki nazorno pokaže kakšni so končni rezultati, ko v podjetju imamo/ali nimamo usklajenih poslovnih potreb s tehnologijo. 

Poglejmo najprej, kaj sploh vse vpliva na našo digitalno izkušnjo v podjetju. Nanjo vpliva 5 faktorjev

  • Poslovne potrebe: kaj je potrebno, da organizacija posluje in ostane produktivna
  • Delovanje HR oddelka: kako se pridobivajo talenti, izobražujejo in zadržujejo
  • Interno komuniciranje: kako organizacija omogoča pretok komunikacije
  • Tehnologija: kako dobro tehnologija pomaga vsem v organizaciji
  • Odločanje/upravljanje: kako se sprejemajo odločitve v organizaciji
Ko poznamo faktorje, ki vplivajo na izkušnjo, moramo upoštevati, da se v danem trenutku vsak izmed faktorjev nahaja v eni izmed spodnjih faz razvoja:

  • Ad-hoc: stvari se delajo naključno
  • Nujno: procesi se postavljajo, vendar se še vedno veliko dela opravi ročno
  • Strukturirano: procesi se izvajajo za ključne dele poslovanja
  • Razvijanje: procesi se merijo in vzdržujejo, da se zagotovi ponovljivost in učinkovitost

Sedaj pa poglejmo vzorčni primer, pri katerem različne stopnje različnih faktorjev negativno vplivajo na izkušnjo zaposlenih v podjetju.

PODJETJE XY:

Poslovne potrebe v podjetju XY so v fazi 3, kar pomeni, da je ta organizacija strukturirana in so prisotni vsaj ti elementi: 

  • v teku so ključne izboljšave izkušenj zaposlenih, 
  • cilji so visoki in zapisani, 
  • zahteve bodo rešile potrebe več oddelkov ali skupin. 
Čeprav so poslovne potrebe za to organizacijo razmeroma zrele (faza 3), njihov proces odločanja in vodenja pa zaostaja v fazi 2, kar pomeni: 

  • Nekateri ljudje so zainteresirani za izboljšave, vendar posledice odločitev niso širše razumljene
Težava: Širša ekipa bo sodelovala malo ali nič, to pa bo preprečilo zahteve po upoštevanju potreb drugih oddelkov.

Vodja katerega koli oddelka lahko sprejme odločitev sam, brez posvetovanja z drugimi. 

Težava: To bo organizaciji preprečilo reševanje problemov večih oddelkov ali skupin, ki jih zahteva podjetje.

  • Delo bo opravljalo več ljudi iz različnih oddelkov.
Težava: Odločitev, ki so jo sprejeli v enem samem oddelku, drugi vodje oddelkov morda ne bodo sprejeli, kar pa vodi v razdrobljeno izkušnjo zaposlenih.

  • Tudi tehnologija je v zaostanku, v fazi 2. 
Na tej stopnji zaposleni dobijo dostop do osnovne tehnologije: do programske opreme za shranjevanje in upravljanje datotek, osnovnih delovnih orodij (e-pošte, sporočil in aplikacije za specifična delovna mesta), osnovne tehnične podpore in službe za pomoč uporabnikom, možnosti SharePointovih spletnih mest za sodelovanje, potencialnega vodja IT, ki nadzira tehnologijo.

Da bi ta organizacija izpolnila poslovne potrebe za stopnjo 3, se morajo seveda tudi vsi drugi dejavniki (HR, interna komunikacija in odločanje/upravljanje) pobrati in premakniti iz svojih zaostalih stopenj na stopnjo 3.

Če bi želela organizacija želela zagotoviti tehnologijo na stopnji štiri (4), poslovne potrebe pa za to stopnjo niso dovolj zrele, bo takšna organizacija končala z drago, ambiciozno vizijo, nihče pa tehnologije ne bi uporabljal.

Drugi primer, ki ga lahko navedem: novo ustanovljeno podjetje, ki deluje v ad-hoc načinu, morda ne potrebuje intraneta, chatbota ali katere koli druge napredne tehnologije, da ostane produktivno, morda pa potrebuje le skupno rabo datotek in e-poštni sistem. V tem primeru mora organizacija zmanjšati svojo tehnologijo, da bo ustrezala poslovnim potrebam.

Vsekakor bo usklajenost poslovnih potreb različnih področij v podjetju s tehnologijo pomembno vplivala na digitalno izkušnjo zaposlenih ter posledično produktivnost le teh v različnih oblikah delovnih okolij, v katerih se nahajajo. Predpogoj za to je vsekakor sodelovanje med oddelki ter usklajenost strateških in operativnih nivojev v podjetju. Taka usklajenost delovanja ni vedno najlažja naloga, a je ključna, v kolikor želi podjetje svoje poslovanje digitalizirati, hkrati pa zagotoviti zaposlenim in vodstvu tisto, kar naj bi digitalizacija prinašala

  • večjo produktivnost in boljše poslovne rezultate, 
  • fleksibilnost, 
  • optimizacijo ter 
  • zadovoljne zaposlene. 
-------
Članek je napisala Tina Zafred, oblikovalka digitalne izkušnje zaposlenih v podjetjih in gostiteljica podcasta Implico, v katerem se z različnimi gosti pogovarja o pomembnih temah prihodnosti dela.